De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la sociedad Alfagres S.A. se permite informar que:
Los datos entregados por los clientes, usuarios, proveedores, empleados, contratistas, empleados en misión y todas las personas naturales y/o jurídicas que suministran información a Alfagres S.A.; serán utilizados para crear una base de datos o un centro de información la cual solamente será utilizada en la administración de información interna de la compañía.
Usted como titular de esta información puede consultar las políticas de privacidad y de tratamiento de datos personales de la sociedad Alfagres S.A. en nuestras página web www.alfagres.com y http://alfanet.alfagres.com.co/intranet, las cuales contienen nuestras políticas para el tratamiento y recolección de datos, procesos de inclusión de datos, consulta, actualización de datos, reclamación de uso y retiro de datos.
En algunos casos Alfagres S.A., podrá solicitar información adicional la cual será de libre y voluntaria entrega por parte de los titulares de datos.
Nos pueden contactar a través de los siguientes medios:
- Páginas web: www.alfagres.com y http://alfanet.alfagres.com.co/intranet
- Teléfonos: 3311531 Bogotá – 018000914900 línea nacional.
- Dirección: Av. Caracas N° 35 – 55 Bogotá.
MANUAL DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE ALFAGRES S.A.
Alfagres S.A., creará una base de datos o un archivo donde se administrara la siguiente información:
- Evaluar la prestación adecuada de los servicios, productos, contratación, reportes y pagos relacionados con nuestro cliente, usuarios, proveedor, contratista, empleados en misión, empleado contratados.
Alfagres S.A. y sus empresas vinculadas y aliadas podrán, de manera total o parcial, captar, almacenar, tratar, recolectar, reproducir, traducir, adaptar, extraer, compendiar, transmitir, ceder, con o sin ayuda de la informática, los datos almacenados en sus bases de datos digitales o físicas (manuales), sean que se hospeden en servidores ubicados dentro o fuera del País (Colombia), manipulados, administrados, usados y divulgados por cualquiera de estas empresas y aquellas que se determinen como responsables del tratamiento.
1. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.
Se le informa al titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen y que a continuación se enlistan:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables de la Política de Privacidad y Tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- Ser informado por Alfagres S.A., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
2. DEBERES DE ALFAGRES S.A., EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesariaspara impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
- Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que estén autorizadas para tal efecto.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
3. MODIFICACIONES A LA POLITICA DE PRIVACIDAD
Alfagres S.A. se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, su política de privacidad y de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales.
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
4. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD.
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
- La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento;
- El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
- Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
5. BASES DE DATOS Y ARCHIVOS.
Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos y archivos de proveedores, clientes, trabajadores, contratistas, aprendices, trabajadores en misión, empleados y colaboradores cuyo período de vigencia se prolongará por todo el tiempo en el que la sociedad Alfagres S.A., desarrolle su objeto social.
6. REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
El titular del dato, con la aceptación de esta Política de Privacidad, declara conocer que la sociedad Alfagres S.A., puede suministrar esta información a las empresas controladas, vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente acepta que podrán ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.
7. VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
El titular del dato acepta y reconoce que esta autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó y durante el tiempo en que Alfagres S.A., ejerza las actividades propias de su objeto social.
8. AUTORIZACIÓN.
La recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de Alfagres S.A. se sujeta al consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. Alfagres S.A., en su condición de responsable de la privacidad y del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
9. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por Alfagres S.A., y será puesto a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102.
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.
10.PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.
Alfagres S.A., adoptará las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo obtuvieron autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
11.ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS.
Las consultas y reclamos referidos a los conceptos, ítems y aplicación de la presente política serán atendidos por los siguientes medios:
- Telefónicamente en Bogotá a través de la línea 3311531 o a escala nacional en la línea 018000914900.
- En nuestra página web www.alfa.com.co en la sección contáctanos.
- Diligenciar el formulario de reclamación suministrado en este punto de venta y entregarlo a un asesor de ventas, que colocará e reclamo en el sistema y le indicara el número de radicado.
- También puede escanearlo a nuestro correo electrónico servicioalcliente@alfa.com.co.
- Directamente a la Superintendencia de Industria y Comercio en la página web www.sic.gov.co.
- La compañía resolverá su reclamación dentro del tiempo señalado por la Ley 1480de 2011.
12. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS.
Alfagres S.A., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
- En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
- Alfagres S.A., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
- Alfagres S.A., podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
- Alfagres S.A., utilizará los servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
- Cada vez que Alfagres S.A., ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.
13. SUPRESIÓN DE DATOS.
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Alfagres S.A., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Alfagres S.A., Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
- La solicitud de supresión de la información no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, Alfagres S.A., debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
14. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello Alfagres S.A., deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Alfagres S.A., deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria consentimiento a Alfagres S.A., indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.
Los mecanismos o procedimientos que Alfagres S.A., establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
15. MEDIDAS DE SEGURIDAD.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, Alfagres S.A., adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
16. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.
Alfagres S.A., mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.
17.DEFINICIONES.
Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se entiende por:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
- Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
- Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
18. PRINCIPIOS.
Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por Alfagres S.A., en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.
- Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por Alfagres S.A., obedece a una finalidad legítima la cual debe ser informada al titular; v/gr comercial, mercadeo, publicitario, relación contractual, etc…
- Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Alfagres S.A, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de Alfagres S.A., se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
19. DISPOSICIONES FINALES
Alfagres S.A., designa al Departamento de Servicio al Cliente, a través de su correo electrónico: servicioalcliente@alfa.com.co, teléfono en Bogotá: 3311531, línea nacional: 018000914900, o por correo físico a la Av. Caracas N° 35 – 55 de la ciudad de Bogotá, para recepcionar las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. A nivel interno se han establecido procedimientos para la oportuna y eficaz atención de las consultas y reclamos teniendo en cuenta los responsables de las diferentes bases de datos y nuestra estructura administrativa interna.
20. VIGENCIA.
El presente manual rige a partir del 24 de Febrero de 2014.